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Archiviazione e gestione documentale on line

MessaggioInviato: aprile 17th, 2013, 1:59 am
da g.deguglielmo
Premessa
Nell’ ambito della Pubblica Amministrazione il tema della dematerializzazione dei documenti prodotti durante le molteplici attività (gestione documentale) è uno dei punti fondamentali della riforma della PA.

Il processo di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è un fattore fondamentale per garantire nel tempo l’integrità, la provenienza, la reperibilità dei documenti.

Favorendo la velocità dei processi e determinando minori costi per le amministrazioni e le imprese, si propone inoltre come qualificante strumento di efficienza.
Il termine dematerializzazione definisce il graduale sviluppo dell’ amministrazione documentale informatizzata all’ interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione in favore del documento informatico.
Gli obiettivi della dematerializzazione sono due:
Si vuole evitare o ridurre in maniera significativa la creazione di nuovi documenti cartacei
Si vogliono eliminare i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con registrazioni informatiche
Alcuni strumenti utilizzati per attivare il processo di de materializzazione, in modo da garantire l’ autenticità dei documenti e all’ adozione di strumenti univoci, sono riportati sotto:
Protocollazione e gestione documentale: durante questa attività si registrano le informazioni principali relative al documento nel registro di protocollo
Classificazione e Fascicolazione: mediate le operazioni di classificazione e registrazione vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano
Firma digitale: è il risultato di un processo informatico che ne assicura l’ autenticità e integrità dei messaggi e documenti archiviati con mezzi informatici
Posta elettronica certificata: la PEC consente di inviare e ricevere messaggi con lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento, garantisce provenienza, integrità del contenuto
Conservazione delle risorse digitali: sono tutte quelle procedure, attività e strumenti attraverso i quali si salvaguardano nel tempo le memorie digitali
In sintesi il processo di dematerializzazione ha lo scopo di conservare le caratteristiche di autenticità,integrità, leggibilità, accessibilità e riservatezza dei documenti informatici.

Le caratteristiche e i vantaggi del sistema di Gestione Documentale PA:
Rintracciabilità dei dati attraverso motore di ricerca interno
Accedere con tempestività ai dati attraverso interfaccia web (multi browser). Gli utenti del sistema possono utilizzare un browser Web per l’accesso alla documentazione.
Categorizzazione impostata dall’utente
Pianificazione, verifica e monitoraggio di eventi.
Analisi statistiche.
Integrazione con sistemi gestionali e/o data base esterni
Semplicità per gli utenti finali
Include un sistema di navigazione del file system via browser
Messaggistica tra operatori
Sicurezza garantita a livello di sistema attraverso la gestione dei ruoli
Installazione in Internet/Intranet
Sistema di reportistica
Interfaccia basata su browser e quindi web based, multi browser
Tecnologia di sviluppo secondo gli standard di mercato
Scalabilità del sistema
Documentazione tecnica
Sono possibili personalizzazioni
L'assistenza e helpdesk
La documentazione utente è accurata e completa, include tutorial dettagliati
Utilizzabile anche dagli utenti con sistemi PocketPC - Windows CE (© Microsoft Corporation)


Proposta Open Source:
Alfresco, il più performante e completo sistema di gestione documentale nel mondo: http://www.alfresco.com/it/alfresco-gli-enti-pubblici

Ulteriori approfondimenti:
http://www.digitpa.gov.it/gestione-documentale